Que incluye una implementacion express
Una implementacion express cubre el nucleo operativo de la empresa: contabilidad configurada segun normativa chilena, facturacion electronica activa y operativa con el SII, stock basico con unidades de medida y bodegas, y usuarios clave capacitados para operar sin intermediarios tecnicos en el dia a dia.
El alcance esta deliberadamente acotado. No incluye personalizaciones complejas de paginas ni flujos de trabajo customizados, integraciones con e-commerce ni marketplaces, reportes especiales fuera de los estandares ni modulos avanzados como manufactura o proyectos. Estas funcionalidades se pueden agregar en fases posteriores, una vez que el nucleo esta estable.
- Configuracion del plan de cuentas segun normativa chilena y NIC/NIIF
- Integracion con SII para facturacion electronica, boletas y libros de compra y venta
- Carga inicial de productos, clientes, proveedores y saldos contables
- Configuracion de bodegas, unidades de medida y parametros de stock
- Capacitacion de 4 horas para usuarios clave (administracion, ventas, compras)
- Documentacion basica de procesos y parametrizacion entregada
Metodologia semanal: como se distribuyen los 30 dias
El calendario de 30 dias se divide en cuatro semanas con objetivos concretos. Cada semana cierra entregables revisables y evita que el proyecto se extienda por falta de foco:
Semana 1: Diagnostico y configuracion base. Reuniones de levantamiento con cada area (maximo 3 sesiones de 90 minutos). Configuramos la estructura de la empresa en Business Central: moneda, plan de cuentas, series de documentos, impuestos y parametros de stock. Entregable: entorno configurado y lista de datos a migrar.
Semana 2: Carga de datos y pruebas. Migracion de productos, clientes, proveedores y saldos. Validacion de la facturacion electronica en ambiente de pruebas del SII. Pruebas de usuario con transacciones simuladas. Entregable: entorno con datos reales y primera factura de prueba emitida.
Semana 3: Capacitacion y ajustes. Capacitacion presencial o remota para usuarios clave. Ajustes de permisos, formatos de impresion y flujos de aprobacion basicos. Resolucion de dudas y refinamientos. Entregable: usuarios autonomos en operaciones diarias.
Semana 4: Go-live y soporte intensivo. Activacion de la facturacion en produccion. Acompañamiento diario durante los primeros 5 dias de operacion real. Correccion de errores menores y ajustes de ultima hora. Entregable: sistema operativo en produccion con soporte activo.
Pre-requisitos para que funcione
La implementacion express no funciona para todas las empresas. Existen condiciones que deben cumplirse para que el proyecto termine en 30 dias y no se transforme en una implementacion estandar disfrazada:
- Procesos estandarizados: la empresa ya tiene definido como compra, vende y factura. No estamos disenando procesos desde cero.
- Datos limpios o limpiables: los datos de Excel o el sistema anterior estan lo suficientemente organizados como para migrarse sin meses de limpieza.
- Equipo disponible: al menos una persona de la empresa puede dedicar 4 horas semanales a reuniones, pruebas y validaciones.
- Decision rapida: el alcance esta cerrado. Si aparece un requerimiento nuevo durante la implementacion, se evalua como fase 2 para no retrasar el go-live.
- Una sola sucursal: el alcance express cubre una bodega central. Multiples sucursales con reglas distintas requieren una implementacion estandar.
Restricciones importantes
No es para empresas con procesos complejos, multiples sucursales con reglas distintas, o integraciones con e-commerce y API de terceros. Es para pymes que necesitan ordenar su operacion basica rapido, sin caer en la tentacion de personalizar todo antes de entender quien usa que.
El alcance esta contractualmente cerrado: si durante la implementacion aparece un requerimiento nuevo, se evalua como fase 2. Esto protege tanto el cronograma como el presupuesto. No es rigidez, es disciplina para que el proyecto termine.
Tampoco incluye migracion de datos historicos complejos. Si tienes 10 años de transacciones en Excel desordenado, primero hay que limpiar, luego migrar. Eso puede sumar 2 a 4 semanas adicionales.
Bloqueadores comunes y como evitarlos
En nuestra experiencia, el 80% de los retrasos en implementaciones express provienen de factores predecibles y evitables:
- La limpieza de datos se subestima: asigna tiempo de tu equipo antes de la semana 2. No esperes a que llegue el consultor para empezar a revisar los Excel.
- El usuario clave desaparece a mitad del proyecto: designa una persona de respaldo desde el dia uno. Si el titular se ausenta, el respaldo conoce el estado.
- Se abren alcances durante el proyecto: anota los requerimientos nuevos en una lista de fase 2. No los discutas en las reuniones semanales de la implementacion express.
- La prueba con el SII se deja para el ultimo dia: la facturacion electronica requiere certificacion previa. Realiza la prueba en ambiente de certificacion durante la semana 2, no el dia antes del go-live.
Post go-live: que sigue despues de los 30 dias
El ERP esta operativo, pero aun no esta maduro. Los usuarios acaban de interiorizar las pantallas basicas y probablemente descubran necesidades que no anticiparon. Por eso, incluimos dos semanas de hipercare post go-live: soporte diario via chat o llamada, correccion de parametros menores y respuesta a dudas de operacion.
Tras el hipercare, recomendamos una revision a los 60 dias para evaluar que funciona, que no y que vale la pena agregar en la fase 2. Tipicamente, las fases 2 incluyen reportes personalizados, automatizaciones con Power Automate, integraciones con el sitio web o app de inventario, y apertura de nuevos modulos como proyectos o servicio.