1. El sistema fue hecho para un negocio que ya no existe
El software se construyo hace cinco anos para procesos, reglas y volumenes distintos. Hoy el negocio cambio pero el sistema no. Resultado: workaround tras workaround, datos forzados en campos que no corresponden, y reportes que nadie confia.
Como evitarlo: Revisar cada dos anos si el sistema aun refleja como opera la empresa. No esperes a que colapse.
2. Solo una persona sabe como funciona
Knowledge silo. Si esa persona se va, la empresa pierde la capacidad de mantener un sistema critico. Es mas comun de lo que parece, especialmente en empresas familiares.
Como evitarlo: Documentacion obligatoria, revisiones cruzadas, y que al menos dos personas conozcan cada componente critico.
3. No hay copias de seguridad que funcionen
Todos dicen tener backup. Pocos lo han probado. Hemos visto empresas con backups corruptos o que simplemente no restauran. El dia que lo necesitas descubris que no tenes nada.
4. Las actualizaciones se postergan por miedo
Todos saben que hay una libreria desactualizada con una vulnerabilidad conocida. Nadie la actualiza porque "si funciona, no lo toques". Hasta que un dia deja de funcionar o alguien explota la vulnerabilidad.
5. Los permisos estan mal configurados
Todo el equipo accede a todo porque "es mas rapido". Es el equivalente digital de darle llave de la boveda a todos los empleados.
6. El software no conecta con nada
Cada area usa su propia herramienta: ventas en un CRM, contabilidad en otro sistema, operaciones en Excel. Las decisiones se toman sobre datos incompletos.
7. No hay forma de medir si el software ayuda
Invirtieron en un sistema pero nadie sabe si mejoro algo. No hay KPIs, no hay reportes claros. Si no podes medirlo, no podes mejorarlo.